پہلی ملاقات کسی نئے زیر سرپرستی رکن کے ساتھ اپنے تعلق کا آغاز کرتے ہوئے آپ کو پہلی "تعارفی" ملاقات طے کرنی چاہئے۔ اگر ہو سکے تو زیر سرپرستی رکن سے روبرو ملنے کی کوشش کریں – ایسا کسی کافی شاپ، پارک، دفتر، وغیرہ میں کیا جا سکتا ہے۔ آپ کلب اجلاس سے پہلے، یا بعد میں بھی اجلاس کی جگہ پر ملاقات کر سکتے ہیں۔ اگر یہ ممکن نہ ہو تو آپ آن لائن ملاقات کے لئے کسی بھی دوسری ٹیکنالوجی - فیس بک یا واٹس ایپ کالز، اسکائپ، وغیرہ کا استعمال کرسکتے ہیں۔ بنیادی بات ایک دوسرے کو دیکھنا ہے، تاکہ آپ اندرونی طور پر ادراک کر سکیں کہ آپ کسی حقیقی فرد سے بات کر رہے ہیں۔ زیر سرپرستی رکن کی دلچسبیوں کے بارے میں استفسار کریں۔ زیادہ تر لوگ Agora پروگرام کی ایک بڑی "شاخ" کو ترجیح دیتے ہیں - جو قیادت، مباحثہ / تنقیدی سوچ، یا عوامی خطابت ہوسکتی ہے۔ اس کی توقعات، اور اب تک کے تجربات کے بارے میں پوچھیں۔ ان شعبوں میں اپنا تجربہ اس سے بانٹیں - چاہے یہ تجربہ Agora میں حاصل ہوا ہو، یا کہیں اور۔ پہلی ملاقات میں آپ کو درج ذیل نکات معلوم کر لینے چاہئیں: زیر سرپرستی رکن کی توقعات، اور اس کے قلیل اور طویل مدتی اہداف کی واضح تفہیم۔ آگے پیشرفت کے لیے ایک واضح مجموعہ قواعد، جس میں سرپرستی کی نشستوں کا معمول بھی شامل ہے کہ آپ کتنی بار اور کب ملیں گے، یا سرپرستی کی نشست رکھیں گے۔ ایک دوسرے کے ساتھ رابطے میں رہنے کے لئے استعمال کیے جانے والے مواصلاتی ذریعہ پر اتفاق۔ مختلف ذرائع پر پھیلاؤ سے بچتے ہوئے ایک ہی ذریعہ کا استعمال جاری رکھیں - چاہے وہ ای میل، واٹس ایپ، ٹیلیفون یا فیس بک وغیرہ ہو۔ غیر معمولی حالات میں (مثلاً جب اٹیچمنٹ یا ویڈیو ریکارڈنگ بھیجنا ہو تو) آپ اضافی ذرائع جیسے فائل ٹرانسفر سروس، یا ای میل کے بارے میں فیصلہ کرسکتے ہیں۔ اگلے اجلاس کے لئے ایک قلیل مدتی فوری ہدف۔ زیر سرپرستی رکن کی طرف سے عہد، کہ وہ اس کام کے لئے کتنا وقت وقف کرے گا۔ عوامی خطابت کے لئے سرپرستی کی سرگرمیاں عموماً عوامی خطابت کے لئے سرپرستی کے دو پہلو ہوتے ہیں۔ تقریر کا مواد تقریر کا انداز پیشکش تقریر کے مواد کے لیے عموماً آپ کو تقریر کا مسودہ تقریر سے پہلے دیکھنا چاہیے۔ تمام بنیادی باتیں - ترتیب، دلائل، زبان، افتتاحی کلمات، اختتامی کلمات، وغیرہ کی جانچ پڑتال کریں۔ پھر ان میں بہتری لانے کے بارے میں تجاویز دیں۔ تقریر کے تیار ہونے تک یہ عمل کئی بار دہرایا جاسکتا ہے۔ یاد رکھیے کہ آپ کا مقصد زیر سرپرستی رکن کی جگہ غلطیاں دور کرنے کی بجائے، اس کو اپنی تقریرنگاری کا طریقہ، انداز اور ضبط تیار کرنے میں مدد دینا ہے۔ غلطیوں کی طرف توجہ دلائیں اور تجاویز پیش کریں، لیکن اپنے زیر سرپرستی رکن کیلئے تقریر دوبارہ مت لکھیں۔ تقریر کے انداز پیشکش پر سرپرستی کرنے کے لیے بہتر ہے کہ زیر سرپرستی رکن سے کہا جائے کہ وہ تقریر براہ راست کر کے دکھائے- چاہے آمنے سامنے، یا ویڈیو کال کے ذریعے۔ ریکارڈ شدہ تقاریر جانچ کے لیے موزوں نہیں، کیونکہ آپ نہیں جان سکتے کہ ریکارڈنگ کتنی دفعہ کی کوشش سے وجود میں آئی ہو، یا شاید اس میں ترمیم کی گئی ہو، یا کہیں یہ نہ ہو کہ زیر سرپرستی رکن کسی ویب کیم کے سامنے تقریر، کسی شخص کی "موجودگی" کی نسبت، زیادہ آسانی سے کر سکتا ہو۔ تعلیمی طریق کار کے پروجیکٹس کے ضمن میں خصوصی طور پر یقینی بنائیں کہ زیر سرپرستی رکن پروجیکٹس کا ہر ہدف سمجھتا ہو، اور تشخیص کے معیار سے آگاہ ہو۔ اسے توجہ دلائیں کہ وہ اپنے تشخیص کُنندہ سے اپنے لیے خصوصی اہمیت کے حامل دیگر امور کے بارے میں بھی مشاہدہ کرنے کی درخواست کرسکتا ہے۔ مثلاً گرچہ کوئی خاص پروجیکٹ حرکات و سکنات کے بارے میں ہو، لیکن مقرر تشخیص کُنندہ سے اپنے بیاناتی آلات کے استعمال کی بھی نگرانی کی درخواست کر سکتا ہے۔ ایک عام طور پر درپیش آنے والا مسئلہ یہ ہے کہ زیر سرپرستی رکن تقریر کا عنوان اور مواد نہیں سوچ پاتا۔ ہمیشہ زیر سرپرستی ارکان ک حوصلہ افرائی کریں کہ وہ ان موضوعات پر تقریر کریں جو ان کے لیے اہم ہیں، یا وہ جن کے بارے میں شدید جذبات رکھتے ہیں، چاہے وہ متنازعہ ہی کیوں نہ ہوں، یا خشک نظر آتے ہوں۔ درحقیقت، کسی سرپرست کے لئے کسی کو یہ مشورہ دینا ایک خصوصی طور پر دلچسپ چیلنج ہو گا، کہ وہ کسی متنازعہ نقطہ نظر کو ایسے انداز میں پیش کرے کہ حاضرین میں بیگانگی یا عداوت پیدا نہ ہو، یا ایک مفروضی طور پر سنجیدہ موضوع کو کیسے دلچسب اور پرکشش انداز میں پیش کیا جائے۔ بحیثیت سرپرست، آپ کو اس اجلاس میں موجود ہونا چاہئے جس میں زیر سرپرستی رکن اپنا پروجیکٹ پیش کرے گا۔ اگرچہ یہ مشورہ خلاف وجدان معلوم ہوسکتا ہے، لیکن اگلی صف میں نہ بیٹھیں - آپ نجی نشستوں کے دوران پہلے ہی کافی دفعہ "پہلی صف" والے تجربات کر چکے ہیں۔ اس کی بجائے، پیچھے بیٹھیں۔ اس سے آپ ممکنہ سخت ترین نقطہ نظر، یعنی حاضرین کے نقطہ نظر، سے تقریر کا تجربہ کر سکیں گے۔ اس طرح آپ فوراً عمومی پوشیدہ رہنے والے مسائل دیکھ پائیں گے، جیسے اسٹیج پر معاون (بصری امدادی) سامان کا صرف جزوی طور پر دکھائی دینا، آواز کا ٹھیک طرح سے نہ پہنچ پانا، حاضرین کے مخصوص حصہ سے بصری رابطہ نہ کرنا، جیسے مسائل وغیرہ۔ پریزنٹیشن ختم ہونے کے بعد اپنے زیر سرپرستی رکن سے نجی گفتگو کرنے کی کوشش کریں۔ دریافت کریں کہ اسے کیسا محسوس ہوا، کیا وہ حالیہ تجربے سے مطمئن ہے، وغیرہ۔ کمیونٹی پروجیکٹس کے لئے سرپرستی کمیونٹی پروجیکٹس کی سرپرستی میں بنیادی طور پر پروجیکٹ کے ہر مرحلے سے پہلے، اور بعد میں تجزیاتی نشست کرنا شامل ہے۔ پہلے والی تجزیاتی نشست میں آپ اپنے زیر سرپرستی رکن سے مل کر تجزیہ کرتے ہیں، کہ: کہ کیا وہ آنے والے مرحلے کے لئے پوری طرح تیار ہے۔ کیا مناسب منصوبہ بندی کی گئی ہے۔ کیا توقعات حقیقت پسندانہ، اور قلم بند کی گئی ہیں۔ حالیہ منصوبے کی بہتری کے لیے تجاویز اور مشورے دیں، مگر یاد رکھیں - زیر سرپرستی رکن کا کام نہ کریں۔ نیز یاد رکھیں کہ یہ سرپرست اور زیر سرپرست کا رشتہ ہے، نہ کہ شراکت داروں کا رشتہ۔ بعینہٖ غیرارادی طور پر "ہمارا پروجیکٹ" جیسی ذہنیت اپنانے سے گریز کریں، جس میں آپ زیر سرپرستی رکن کے ساتھ برابری کی بنیاد پر شریک بن جاتے ہیں، ذہنی تلاش کی نشستیں (brainstorming session) رکھتے ہیں، اور خیالات کا تبادلہ کرتے ہیں۔ آپ کو مشورے اور تجاویز ضرور پیش کرنے چاہئیں، لیکن پروجیکٹ زیر سرپرستی رکن کا پروجیکٹ ہی رہنا چاہئے۔ مذکورہ کی مثال کسی پروجیکٹ کا "فنڈ ریزنگ/ عطیات اکٹھ مہم" کا مرحلہ ہوسکتا ہے۔ فنڈ ریزنگ سرگرمی کو انجام دینے سے پہلے اپنے زیر سرپرستی رکن سے ملاقات کریں، اور درج ذیل امور جانچیں: کیا فنڈ ریزنگ کا کوئی معقول منصوبہ موجود ہے؟ کیا کوئی خاص افعال انجام دیے جانے ہیں، جن کے لیے مخصوص افراد کو ذمہ دار بنایا گیا ہے، اور مخصوص فریقین سے رابطہ کیا جائے گا؟ کیا سبھی رابطہ کردہ فریقین کے لئے عطیہ کرنا آسان ہوگا؟ کیا کسی ٹھوس رقم کا مطالبہ کیا گیا ہے؟ کیا توقعات حقیقت پسندانہ ہیں؟ کیا غلط ہو سکتا ہے؟ کیا نقصان کے امکانات قلم بند کیے گئے ہیں؟ ان سے نمٹنے کے لئے کیا حکمت عملی طے کی گئی ہے؟ · وغیرہ… مرحلے پر عمل درآمد کے بعد اپنے زیر سرپرستی رکن کے ساتھ مل کر نتائج کا جائزہ لیں۔ کیا کوئی مسائل سامنے آئے؟ متوقع، غیر متوقع؟ کیا بہتری لائی جاسکتی تھی؟ اگر کوئی مخصوص کمیونٹی پروجیکٹ مرحلہ لمبا ہو (ایک ہفتے سے زیادہ) ، تو دوران عمل متعدد نشستیں طے کرنا بہتر رہے گا - تا کہ جانچا جا سکے کہ چیزوں کی پیشرفت کیسی ہے۔ اجلاس کے فرائض منصبی کے لئے سرپرستی کسی خاص فرض منصبی کے لیے سرپرستی عموماً ایک وقتی ملاقات میں کی جا سکتی ہے، جس میں درج ذیل امور کا احاطہ کیا جائے گا: اس فرض منصبی کے بارے میں سوالات کی وضاحت کرنا ۔ تاہم، نوٹ کریں کہ آپ کو فرض منصبی کی وضاحت نہیں کرنی چاہئے۔ اس قاعدے کو یاد رکھیں کہ زیر سرپرستی رکن کو اپنا کام خود کرنا چاہئیے، جس میں فرض منصبی کے بارے میں دستاویزات پڑھنا اور مناسب ویڈیوز خود دیکھنا بھی شامل ہے۔ صرف ان سوالات کا جوابات دیں، جن کا جواب دستاویزات میں واضح طور پر نہیں دیا گیا۔ اس فرض منصبی کے لئے ایک چھوٹی سی آزمائشی مشق کروانا، اور اس پر رائے فراہم کرنا۔ Agora آن لائن پلیٹ فارم کے ساتھ تعامل اور / یا کلب کے افسران کے ساتھ بات چیت میں زیر سرپرستی رکن کی مدد، تاکہ آئندہ اجلاس کے میں اس فرض منصبی کو حاصل کرنے میں اس کی مدد کی جاسکے۔